Régua de cobrança: como ela pode contribuir para a inadimplência zero

A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes e desafiadores na administração de condomínios. A inadimplência, ou seja, o atraso ou não do pagamento das taxas condominiais, pode comprometer o equilíbrio das contas e afetar a saúde financeira e a qualidade dos serviços prestados aos moradores. Por isso, é essencial ter uma estratégia para evitar e reduzir os atrasos, e quem sabe, até atingir a sonhada marca de inadimplência zero. Garantindo, assim, o bem-estar financeiro do condomínio. Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse processo é a régua de cobrança. Então, venha entender o que é uma e como ela pode ser integrada ao ERP (sistema de gestão empresarial) para facilitar sua administração. Confira: O que é uma régua de cobrança? A régua de cobrança é uma maneira de organizar e padronizar as etapas de demandas financeiras dos condôminos inadimplentes, desde o primeiro contato até a eventual negociação ou ação judicial. O objetivo é evitar que os atrasos se acumulem e se tornem dívidas impagáveis, além de estimular uma cultura de pontualidade e responsabilidade entre os moradores. Esse processo pode incluir diversas ações, como: Integração do ERP com a régua de cobrança Uma forma de otimizar a gestão de condomínio e facilitar a aplicação da régua de cobrança é utilizar um ERP, ou seja, um sistema integrado que permite controlar todas as operações administrativas, financeiras e contábeis do condomínio em uma única plataforma. Com um ERP, é possível automatizar diversas tarefas relacionadas à cobrança dos condôminos, como: Ao integrar o ERP com a régua de cobrança, o administrador do condomínio ganha mais agilidade, precisão e segurança no processo de cobrança, reduzindo o trabalho manual, o risco de erros, e aumentando a chance de alcançar a inadimplência zero. Personalização da régua de cobrança para condomínios Uma das vantagens de utilizar um ERP na administração de um condomínio é que ele permite personalizar a cobrança de acordo com as suas características e necessidades. Isso significa que você pode segmentar os condôminos inadimplentes em diferentes perfis e definir as melhores estratégias para cada um. Por exemplo: Para os condôminos que costumam pagar em dia, mas que eventualmente atrasam por esquecimento ou imprevisto, pode-se enviar um lembrete antes do vencimento e um aviso logo após, oferecendo a possibilidade de pagamento sem juros ou multa se quitado em até 24 horas. Já para os condôminos que acumulam vários meses de atraso, é possível propor uma negociação via notificação. A comunicação eficaz na régua de cobrança para condomínios Comunicação é a base de qualquer organização e com a gestão de condomínios não seria diferente. Assim, um diálogo claro e assertivo pode fazer a diferença na hora de cobrar os devedores, incentivar o pagamento em dia e chegar à inadimplência zero. Para isso, você deve escolher os canais de comunicação mais adequados para cada situação e utilizar uma linguagem cordial, respeitosa e objetiva. As melhores opções de meios de comunicação são os: Mas escolher o canal de comunicação não é tudo, em uma boa gestão de condomínio também devemos definir o tom e o conteúdo das mensagens, por exemplo: Antes do vencimento: “Prezado(a) condômino(a), lembramos que o vencimento da sua taxa condominial é no dia XX/XX/XXXX. Acesse o aplicativo do condomínio e confira o seu boleto. Agradecemos a sua colaboração.” Após o vencimento: “Prezado(a) condômino(a), verificamos que a sua taxa condominial referente ao mês XX/XX/XXXX está em atraso. Por favor, entre em contato conosco para regularizar a sua situação. Evite multas e juros.” Depois do envio da notificação extrajudicial: “Prezado(a) condômino(a), informamos que foi enviada uma notificação extrajudicial para o seu endereço, solicitando o pagamento da sua dívida condominial. Caso não realize o pagamento em até XX dias, o seu nome será incluído nos órgãos de proteção ao crédito. Aproveite esta oportunidade para negociar conosco.” Monitoramento contínuo e ajustes Para que a régua de cobrança seja eficiente, você deve monitorar continuamente os resultados das ações e fazer os ajustes necessários. Dessa forma, algumas das métricas-chave para avaliar o sucesso das estratégias são: Conclusão A régua de cobrança ajuda a prevenir a inadimplência, que é um dos maiores problemas enfrentados pelos administradores e síndicos. Então, para que ela seja efetiva, é preciso investir em um ERP e em uma comunicação bem-feita, que informe, oriente e negocie com os condôminos de forma clara e assertiva. Se você quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão de condomínios, venha dar uma conferida neste texto aqui: Como montar um fluxo de caixa eficiente.

6 dicas para administrar bem o fundo de reserva do condomínio

Previsto na lei Nº 4.591, o fundo de reserva do condomínio é um dos pilares fundamentais para a saúde financeira de uma co-propriedade. Apesar de tão essencial, muitas vezes seus recursos não são bem utilizados e podem ser gastos em itens vistos como não necessários, causando problemas com os moradores e dores de cabeça no futuro. Por isso, para administrar bem o fundo de reserva do condomínio é preciso ficar atento a alguns itens. Para te ajudar a identificar quais são, preparamos este conteúdo completo com 6 dicas para salvar seu fundo de reserva. Continue a leitura e descubra todos os truques! O que é o fundo de reserva e como funciona a arrecadação? Ele é composto pelas contribuições mensais dos condôminos, que são usadas para enfrentar despesas emergenciais, realizar obras necessárias e assegurar a manutenção adequada das áreas comuns. Desse modo, o fundo de reserva do condomínio é um estoque financeiro destinado a garantir estabilidade e segurança ao condomínio. Como funciona a arrecadação do fundo de reserva? A arrecadação para o fundo de reserva do condomínio acontece normalmente todos os meses, e geralmente está inclusa na taxa condominial. Logo, determina-se o valor da contribuição para o fundo de reserva em uma porcentagem fixa do valor da taxa condominial. O síndico ou a administradora gerenciam esses recursos, que devem assegurar sua correta utilização para fins específicos, garantindo a proteção do patrimônio coletivo e a tranquilidade dos moradores. Quem paga pelo fundo de reserva? Os proprietários dos imóveis são responsáveis por custear o fundo de reserva do condomínio. Portanto, cabe aos donos arcarem com a contribuição para o fundo de reserva, uma vez que essa reserva financeira serve para garantir a estabilidade e segurança financeira do condomínio. Os locatários devem pagar o fundo de reserva do condomínio? No caso de imóveis alugados, é comum que o proprietário repasse o valor do fundo de reserva para o locatário. No entanto, a responsabilidade pelo pagamento continua sendo do proprietário, e não do locatário. Isso ocorre porque o fundo de reserva é uma obrigação relacionada à propriedade do imóvel e não ao uso temporário por parte do locatário. O Condomínio pode restituir o fundo de reserva? Em algumas situações específicas, o condomínio pode restituir o fundo de reserva. Por exemplo, se houver um saldo remanescente após o uso adequado dos recursos, é possível devolver o valor excedente aos condôminos. No entanto, a restituição do fundo de reserva não é uma prática comum e depende da decisão da assembleia condominial. Geralmente, mantém-se o fundo de reserva como uma garantia financeira contínua para enfrentar futuras necessidades emergenciais. Como administrar o fundo de reserva do seu condomínio? 1- Defina uma política de utilização do fundo de reserva Estabeleça uma política clara para a utilização do fundo de reserva, identificando as situações emergenciais em que ele pode ser acionado. Ademais, defina limites de gastos e critérios para autorização de uso. 2- Planeje investimentos de longo prazo Considere a possibilidade de utilizar o fundo de reserva para investimentos de longo prazo, como obras de melhorias ou projetos de sustentabilidade. 3- Realize auditorias financeiras periódicas Regularmente, faça auditorias financeiras para verificar a utilização correta dos recursos do fundo de reserva e garantir a transparência na gestão.  Além disso, é possível a implementação de um Compliance condominial, que contribui para essa organização, por exemplo.  4- Evite utilizações não emergenciais Tente utilizar o fundo de reserva do condomínio somente para situações emergenciais e planeje com antecedência outras despesas do condomínio, de forma a não comprometer a reserva financeira. 5- Crie uma reserva para emergências extraordinárias Além do fundo de reserva do condomínio, considere a criação de uma reserva extra para emergências de grande impacto, como eventos naturais ou crises econômicas.  Essa reserva deve ser utilizada somente em circunstâncias extraordinárias e devidamente autorizada em assembleia. Entretanto, um bom seguro condominial, com cobertura completa, também pode atuar nessa frente. 6- Incentive a cultura de prevenção e economia Promova a cultura de prevenção no condomínio, incentivando a economia de recursos e o uso consciente das áreas comuns.  Com essas práticas, é possível reduzir despesas e fortalecer ainda mais o fundo de reserva para enfrentar situações inesperadas. Conclusão Gerir eficientemente o fundo de reserva é um pilar essencial para a estabilidade financeira do condomínio. Assim, com uma política bem definida para sua utilização, investimentos de longo prazo e práticas de transparência, o fundo de reserva se torna um aliado para enfrentar desafios e emergências. Se você quer aprofundar ainda mais seus conhecimentos em gestão financeira condominial, não deixe de conferir nosso próximo conteúdo: Como montar um fluxo de caixa eficiente.

6 dicas para propor um aumento de Taxa Condominial 

Neste texto vamos compartilhar algumas dicas valiosas para ajudá-lo a planejar um aumento de taxa condominial sem desgastes e desavenças.