A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes e desafiadores na administração de condomínios. A inadimplência, ou seja, o atraso ou não do pagamento das taxas condominiais, pode comprometer o equilíbrio das contas e afetar a saúde financeira e a qualidade dos serviços prestados aos moradores.
Por isso, é essencial ter uma estratégia para evitar e reduzir os atrasos, e quem sabe, até atingir a sonhada marca de inadimplência zero. Garantindo, assim, o bem-estar financeiro do condomínio.
Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse processo é a régua de cobrança. Então, venha entender o que é uma e como ela pode ser integrada ao ERP (sistema de gestão empresarial) para facilitar sua administração.
Confira:
O que é uma régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma maneira de organizar e padronizar as etapas de demandas financeiras dos condôminos inadimplentes, desde o primeiro contato até a eventual negociação ou ação judicial.
O objetivo é evitar que os atrasos se acumulem e se tornem dívidas impagáveis, além de estimular uma cultura de pontualidade e responsabilidade entre os moradores. Esse processo pode incluir diversas ações, como:
- Envio de lembretes antes do vencimento da taxa condominial;
- Avisos logo após o vencimento, informando sobre os juros e multas aplicadas;
- Notificações extrajudiciais, alertando sobre as consequências legais da inadimplência;
- Oferta de condições especiais para quitação da dívida, como parcelamento, desconto ou isenção de juros;
- Encaminhamento do caso para uma empresa especializada em cobrança ou para um advogado.
Integração do ERP com a régua de cobrança
Uma forma de otimizar a gestão de condomínio e facilitar a aplicação da régua de cobrança é utilizar um ERP, ou seja, um sistema integrado que permite controlar todas as operações administrativas, financeiras e contábeis do condomínio em uma única plataforma.
Com um ERP, é possível automatizar diversas tarefas relacionadas à cobrança dos condôminos, como:
- Emissão e envio das boletos;
- Registro e baixa dos pagamentos;
- Cálculo e aplicação dos juros e multas;
- Geração e envio dos lembretes, avisos e notificações;
- Acompanhamento do histórico e da situação de cada condômino;
- Geração de relatórios gerenciais.
Ao integrar o ERP com a régua de cobrança, o administrador do condomínio ganha mais agilidade, precisão e segurança no processo de cobrança, reduzindo o trabalho manual, o risco de erros, e aumentando a chance de alcançar a inadimplência zero.
Personalização da régua de cobrança para condomínios
Uma das vantagens de utilizar um ERP na administração de um condomínio é que ele permite personalizar a cobrança de acordo com as suas características e necessidades.
Isso significa que você pode segmentar os condôminos inadimplentes em diferentes perfis e definir as melhores estratégias para cada um. Por exemplo:
Para os condôminos que costumam pagar em dia, mas que eventualmente atrasam por esquecimento ou imprevisto, pode-se enviar um lembrete antes do vencimento e um aviso logo após, oferecendo a possibilidade de pagamento sem juros ou multa se quitado em até 24 horas.
Já para os condôminos que acumulam vários meses de atraso, é possível propor uma negociação via notificação.
A comunicação eficaz na régua de cobrança para condomínios
Comunicação é a base de qualquer organização e com a gestão de condomínios não seria diferente. Assim, um diálogo claro e assertivo pode fazer a diferença na hora de cobrar os devedores, incentivar o pagamento em dia e chegar à inadimplência zero.
Para isso, você deve escolher os canais de comunicação mais adequados para cada situação e utilizar uma linguagem cordial, respeitosa e objetiva. As melhores opções de meios de comunicação são os:
- E-mails;
- SMS;
- Aplicativos para condomínios.
Mas escolher o canal de comunicação não é tudo, em uma boa gestão de condomínio também devemos definir o tom e o conteúdo das mensagens, por exemplo:
Antes do vencimento: “Prezado(a) condômino(a), lembramos que o vencimento da sua taxa condominial é no dia XX/XX/XXXX. Acesse o aplicativo do condomínio e confira o seu boleto. Agradecemos a sua colaboração.”
Após o vencimento: “Prezado(a) condômino(a), verificamos que a sua taxa condominial referente ao mês XX/XX/XXXX está em atraso. Por favor, entre em contato conosco para regularizar a sua situação. Evite multas e juros.”
Depois do envio da notificação extrajudicial: “Prezado(a) condômino(a), informamos que foi enviada uma notificação extrajudicial para o seu endereço, solicitando o pagamento da sua dívida condominial. Caso não realize o pagamento em até XX dias, o seu nome será incluído nos órgãos de proteção ao crédito. Aproveite esta oportunidade para negociar conosco.”
Monitoramento contínuo e ajustes
Para que a régua de cobrança seja eficiente, você deve monitorar continuamente os resultados das ações e fazer os ajustes necessários. Dessa forma, algumas das métricas-chave para avaliar o sucesso das estratégias são:
- Taxa de inadimplência;
- Taxa de recuperação;
- Taxa de retorno.
Conclusão
A régua de cobrança ajuda a prevenir a inadimplência, que é um dos maiores problemas enfrentados pelos administradores e síndicos. Então, para que ela seja efetiva, é preciso investir em um ERP e em uma comunicação bem-feita, que informe, oriente e negocie com os condôminos de forma clara e assertiva.
Se você quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão de condomínios, venha dar uma conferida neste texto aqui: Como montar um fluxo de caixa eficiente.
