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Régua de cobrança: como ela pode contribuir para a inadimplência zero

calculadora de vista inferior e régua no bloco de notas na mesa escura

A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes e desafiadores na administração de condomínios. A inadimplência, ou seja, o atraso ou não do pagamento das taxas condominiais, pode comprometer o equilíbrio das contas e afetar a saúde financeira e a qualidade dos serviços prestados aos moradores.

Por isso, é essencial ter uma estratégia para evitar e reduzir os atrasos, e quem sabe, até atingir a sonhada marca de inadimplência zero. Garantindo, assim, o bem-estar financeiro do condomínio.

Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse processo é a régua de cobrança. Então, venha entender o que é uma e como ela pode ser integrada ao ERP (sistema de gestão empresarial) para facilitar sua administração.

Confira:

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma maneira de organizar e padronizar as etapas de demandas financeiras dos condôminos inadimplentes, desde o primeiro contato até a eventual negociação ou ação judicial.

O objetivo é evitar que os atrasos se acumulem e se tornem dívidas impagáveis, além de estimular uma cultura de pontualidade e responsabilidade entre os moradores. Esse processo pode incluir diversas ações, como:

  • Envio de lembretes antes do vencimento da taxa condominial;
  • Avisos logo após o vencimento, informando sobre os juros e multas aplicadas;
  • Notificações extrajudiciais, alertando sobre as consequências legais da inadimplência;
  • Oferta de condições especiais para quitação da dívida, como parcelamento, desconto ou isenção de juros;
  • Encaminhamento do caso para uma empresa especializada em cobrança ou para um advogado.

Integração do ERP com a régua de cobrança

Uma forma de otimizar a gestão de condomínio e facilitar a aplicação da régua de cobrança é utilizar um ERP, ou seja, um sistema integrado que permite controlar todas as operações administrativas, financeiras e contábeis do condomínio em uma única plataforma.

Com um ERP, é possível automatizar diversas tarefas relacionadas à cobrança dos condôminos, como:

  • Emissão e envio das boletos;
  • Registro e baixa dos pagamentos;
  • Cálculo e aplicação dos juros e multas;
  • Geração e envio dos lembretes, avisos e notificações;
  • Acompanhamento do histórico e da situação de cada condômino;
  • Geração de relatórios gerenciais.

Ao integrar o ERP com a régua de cobrança, o administrador do condomínio ganha mais agilidade, precisão e segurança no processo de cobrança, reduzindo o trabalho manual, o risco de erros, e aumentando a chance de alcançar a inadimplência zero.

Personalização da régua de cobrança para condomínios

Uma das vantagens de utilizar um ERP na administração de um condomínio é que ele permite personalizar a cobrança de acordo com as suas características e necessidades.

Isso significa que você pode segmentar os condôminos inadimplentes em diferentes perfis e definir as melhores estratégias para cada um. Por exemplo:

Para os condôminos que costumam pagar em dia, mas que eventualmente atrasam por esquecimento ou imprevisto, pode-se enviar um lembrete antes do vencimento e um aviso logo após, oferecendo a possibilidade de pagamento sem juros ou multa se quitado em até 24 horas.

Já para os condôminos que acumulam vários meses de atraso, é possível propor uma negociação via notificação.

A comunicação eficaz na régua de cobrança para condomínios

Comunicação é a base de qualquer organização e com a gestão de condomínios não seria diferente. Assim, um diálogo claro e assertivo pode fazer a diferença na hora de cobrar os devedores, incentivar o pagamento em dia e chegar à inadimplência zero.

Para isso, você deve escolher os canais de comunicação mais adequados para cada situação e utilizar uma linguagem cordial, respeitosa e objetiva. As melhores opções de meios de comunicação são os:

  • E-mails;
  • SMS;
  • Aplicativos para condomínios.

Mas escolher o canal de comunicação não é tudo, em uma boa gestão de condomínio também devemos definir o tom e o conteúdo das mensagens, por exemplo:

Antes do vencimento: “Prezado(a) condômino(a), lembramos que o vencimento da sua taxa condominial é no dia XX/XX/XXXX. Acesse o aplicativo do condomínio e confira o seu boleto. Agradecemos a sua colaboração.”

Após o vencimento: “Prezado(a) condômino(a), verificamos que a sua taxa condominial referente ao mês XX/XX/XXXX está em atraso. Por favor, entre em contato conosco para regularizar a sua situação. Evite multas e juros.”

Depois do envio da notificação extrajudicial: “Prezado(a) condômino(a), informamos que foi enviada uma notificação extrajudicial para o seu endereço, solicitando o pagamento da sua dívida condominial. Caso não realize o pagamento em até XX dias, o seu nome será incluído nos órgãos de proteção ao crédito. Aproveite esta oportunidade para negociar conosco.”

Monitoramento contínuo e ajustes

Para que a régua de cobrança seja eficiente, você deve monitorar continuamente os resultados das ações e fazer os ajustes necessários. Dessa forma, algumas das métricas-chave para avaliar o sucesso das estratégias são:

  • Taxa de inadimplência;
  • Taxa de recuperação;
  • Taxa de retorno.

Conclusão

A régua de cobrança ajuda a prevenir a inadimplência, que é um dos maiores problemas enfrentados pelos administradores e síndicos. Então, para que ela seja efetiva, é preciso investir em um ERP e em uma comunicação bem-feita, que informe, oriente e negocie com os condôminos de forma clara e assertiva.

Se você quer saber mais sobre como fazer uma boa gestão de condomínios, venha dar uma conferida neste texto aqui: Como montar um fluxo de caixa eficiente.

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