Régua de cobrança: Confira 5 dicas para implementar na sua administradora 

A régua de cobrança é uma ferramenta importante, que pode ajudar a reduzir a inadimplência e manter a saúde financeira do condomínio. Leia mais!

Sua administradora certamente desempenha um papel fundamental no gerenciamento das finanças dos condomínios e na garantia do bem-estar dos moradores. E para isso, você precisa ter uma boa régua de cobranças. 

A régua de cobrança é uma ferramenta importante nesse processo, que pode ajudar a reduzir a inadimplência e manter a saúde financeira do condomínio.  

Ela é um conjunto de etapas, ou medidas, que uma empresa usa para gerenciar o processo de cobrança de moradores inadimplentes

Essa régua é geralmente composta por uma série de ações que a administradora toma para entrar em contato com os clientes que não estão prestando suas contas. 

Passo a passo para implementar uma régua de cobrança na sua administradora 

1. Defina os critérios de cobrança 

Antes de criar a régua de cobrança, é necessário definir quais são os critérios de cobrança que serão adotados pela sua administradora. 

Isso inclui prazos de pagamento, juros, multas, e toda informação que seja necessária para garantir a fluidez do processo. Esses itens irão variar de acordo com a demanda e particularidade de cada condomínio. 

2. Estabeleça um modelo de comunicação com o cliente 

O próximo passo é estabelecer um modelo de comunicação com o cliente para garantir que ele receba todas as informações necessárias sobre a cobrança. 

Aqui deve-se também definir os canais de comunicação, o conteúdo das mensagens e a frequência de envio. 

De uma maneira geral, o mais recomendado é utilizar o e-mail, SMS e em casos mais extremos uma ligação para se negociar a dívida. 

3. Crie uma régua de cobrança 

Agora é a hora de criar a régua de cobrança em si. Ela deve ser dividida em etapas, como: 

  • Prazos; 
  • Ações para cada ocorrência; 
  • Consequência; 
  • Multas; 
  • Possíveis ações jurídicas; 
  • O responsável por cada ação. 

4. Monitore e atualize a régua de cobrança 

Uma vez implementada a régua de cobrança, é fundamental monitorar seu desempenho e atualizá-la sempre que necessário. 

Deve-se avaliar os resultados, fazer ajustes nos prazos e ações, e garantir que as informações estejam sempre em dia. 

Quanto mais monitorada e avaliada a régua for, mais ela pode ser otimizada, garantindo assim mais segurança e qualidade no atendimento aos moradores, e evitando mais inadimplências e dores de cabeça. 

5. Automatize os processos 

Por fim, a melhor maneira de assegurar a qualidade de uma régua de cobranças é automatizar o processo e contar com a ajuda de um sistema feito para isso. 

Este software evitará erros, acelerará as tarefas e liberará mão de obra para focar no macro da empresa. 

Uma automação de contas a pagar e receber eficiente e da régua de cobrança tende a auxiliar a administradora a reduzir a inadimplência, pois lembrará e cobrará nos momentos exatos os moradores de suas contas a pagar. 

O controle da inadimplência com a régua de cobrança 

Uma das principais vantagens da implementação de uma régua de cobrança eficiente é o controle da inadimplência. 

Com a aplicação correta da régua, sua administradora de condomínios pode reduzir significativamente os índices de inadimplência e manter a saúde financeira do condomínio

Para otimizar sua régua de cobrança procure: 

1. Ser claro e objetivo na comunicação 

Uma comunicação clara e objetiva é fundamental para o sucesso da régua de cobrança. 

É importante que as mensagens sejam bem estruturadas e transmitam as informações de forma clara e direta. 

Além disso, é preciso que as informações sejam enviadas nos prazos estabelecidos na régua, para que o condômino tenha tempo hábil para regularizar sua situação. 

2. Adotar uma abordagem personalizada 

É recomendável que a administradora entre em contato com o condômino de forma personalizada, identificando as suas necessidades e oferecendo soluções específicas para a sua situação. 

Isso pode ser feito por meio de telefonemas, e-mails ou mensagens exclusivas

3. Oferecer opções de pagamento 

Oferecer opções de pagamento é uma excelente estratégia para reduzir a inadimplência. 

Sua empresa pode oferecer diferentes formas de pagamento, como parcelamento, descontos para pagamentos à vista ou opções de pagamento por meio de cartão de crédito

Essas opções podem incentivar o condômino a regularizar a sua situação financeira. 

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Somos uma instituição de pagamentos, parte da Holding Group Software. Uma empresa com mais de 25 de anos experiência no mercado condominial. 

Nosso objetivo é facilitar a gestão de sua administradora. Realizando cotação de seguros para aumentar a segurança dos condomínios que você administra, automação de processos e pagamentos, incluindo a régua de cobrança. 

Sua empresa também pode fazer parte do nosso seleto grupo de clientes, que além de terem aumentado a eficiência no atendimento condominial também ganharam benefícios ao indicarem nosso seguro residencial.  

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Conclusão 

Implementar uma régua de cobrança eficiente pode ser fundamental para evitar problemas de inadimplência em condomínios. 

Ao seguir as dicas fornecidas, como a criação de um plano de comunicação estruturado e o uso de tecnologia para automatizar o processo, é possível aumentar as chances de receber os pagamentos em dia e manter a saúde financeira de um condomínio em dia! 

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